Turystyka biznesowa może być ogromnym obciążeniem dla zasobów firmy, ale nie muszą. Właściwe strategie podróży służbowych mogą w rzeczywistości zwiększyć produktywność, współpracę i innowacyjność oraz przynieść efekty Twojej organizacji. Ten wpis na blogu to dogłębny przewodnik po podróżach służbowych, obejmujący najczęstsze rodzaje podróży służbowych, sposoby utrzymania kosztów na niskim poziomie oraz najlepsze praktyki w zakresie optymalizacji strategii podróży służbowych w firmie.
Co to jest podróż służbowa?
Turystyka biznesowa (https://meetingart.pl/oferty/turystyka-biznesowa/) to sytuacja, w której pracownicy podróżują w celu wykonania czynności związanych z pracą. Może to być wyjazd krótkoterminowy, np. na spotkanie handlowe, lub długoterminowy, np. na konferencję lub targi. Może to być również podróż związana z pracą ze współpracownikami spoza organizacji, np. z partnerami. Podróże służbowe są wykorzystywane z wielu powodów, w tym do: – Budować relacje z klientami, dostawcami i partnerami – Zobaczyć się z klientami lub odwiedzić kluczowe lokalizacje łańcucha dostaw – Promować wewnętrzną kulturę i wizję – Budować umiejętności i doświadczenie – Zbierać badania i dane do podejmowania strategicznych decyzji – Zidentyfikować nowe rynki dla oferty produktów lub usług – Spotkać się z inwestorami w celu pozyskania kapitału – Przeprowadzić szkolenia dla pracowników. – Szkolenie pracowników, którzy będą pracować w nowych lokalizacjach lub z nowymi partnerami – Spotkania z interesariuszami lub obecność na wydarzeniach lub uroczystościach w całej firmie
Rodzaje podróży służbowych
Istnieje wiele rodzajów podróży, w zależności od charakteru podróży i długości wyjazdu. Większość kosztów podróży można sklasyfikować jako „bezpośrednie” lub „pośrednie”. – Wydatki bezpośrednie są ponoszone, gdy pracownicy sami odbywają podróż, np. gdy pracownik podróżuje w celu odwiedzenia klientów lub dostawców. Wydatki bezpośrednie są często refundowane według wyższej stawki, ponieważ nie wymagają od firmy opłacania biura podróży lub ponoszenia opłat związanych z rezerwacją podróży dla wielu pracowników jednocześnie. – Koszty pośrednie są ponoszone, gdy firma rezerwuje podróż dla wielu pracowników jednocześnie, np. w tym samym czasie na spotkanie zespołu sprzedaży lub konferencję. Pośrednie koszty podróży są często niższe niż bezpośrednie, ponieważ firma nie ponosi kosztów za indywidualne podróże pracowników.
Utrzymywanie kosztów podróży w ryzach
– Planowanie z wyprzedzeniem – Najlepszym sposobem na utrzymanie kosztów podróży w ryzach jest planowanie z wyprzedzeniem. Im więcej czasu masz na planowanie, tym bardziej prawdopodobne jest, że znajdziesz tańsze loty i hotele, a ponadto będziesz w stanie znaleźć najlepsze daty i godziny podróży. Rozmowa z członkami zespołu na temat ich planów podróży, nawet zanim dowiedzą się, gdzie będą musieli być, może być również pomocna dla firm. W ten sposób można śledzić, kto kiedy będzie poza biurem i odpowiednio planować. – Strategiczne podejście do tego, kto podróżuje – Jeśli nie jesteś pewien, czy ktoś musi podróżować, najlepiej zapytaj, dlaczego w ogóle musi jechać. Czy podróż jest konieczna? Czy ma związek z pełnioną przez nią funkcją? Jeśli tak, to należy omówić różne opcje, w jaki sposób pracownik może się tam dostać.
Optymalizacja podróży
– Maksymalne wykorzystanie czasu, w którym Ty lub członkowie Twojego zespołu podróżują. – Wykorzystanie technologii. – Planowanie trasy. – Maksymalne wykorzystanie czasu po dotarciu do celu. – Wykorzystanie podróży jako sposobu na budowanie relacji. – Pamiętanie o kulturze firmy. – Zapewnienie bezpieczeństwa członkom zespołu. – Spraw, aby Twoja podróż była wartościowa.
Najlepsze praktyki dla firmowej strategii podróży
– Posiadanie jasnej, spójnej polityki podróży – Upewnij się, że Twoja polityka podróży jest jasna i spójna. Upewnij się, że określasz szczegóły swojej polityki i dajesz pracownikom znać, jakie są oczekiwania. Bądź przejrzysty dla pracowników i poinformuj ich, jakie są Twoje zasady podróżowania i dlaczego zostały wprowadzone. – Informowanie pracowników o sposobie składania wniosków o podróż – poinformuj pracowników, w jaki sposób mogą składać wnioski o podróż i jak mogą rezerwować podróże dla siebie. W ten sposób pracownicy będą wiedzieli, jakie informacje muszą podać, a także jakich metod mogą użyć do rezerwacji podróży. – Posiadanie scentralizowanego narzędzia do rezerwacji podróży – Jeśli to możliwe, należy posiadać scentralizowane narzędzie do rezerwacji podróży, aby pracownicy firmy mogli łatwo zobaczyć dostępne opcje podróży i zarezerwować je dla siebie. Posiadanie scentralizowanego narzędzia do rezerwacji podróży może ułatwić pracownikom rezerwację podróży, gdy tego potrzebują, a także ułatwić Tobie wgląd w podróże zarezerwowane przez członków Twojego zespołu.
Zakończenie
Po zakończeniu podróży służbowej, upewnij się, że postępujesz zgodnie ze swoimi współpracownikami, aby podziękować im za ich gościnność. Jest to świetny sposób na stworzenie dobrej woli i utrzymanie swojego nazwiska w pamięci po powrocie do biura. Jeśli możesz, postaraj się również wysłać coś współpracownikom, którzy gościli cię podczas wyjazdu, na przykład pamiątkę lub prezent z rodzinnego miasta. Turystyka biznesowa może być ogromnym obciążeniem dla zasobów firmy, ale nie musi. Właściwe strategie podróży służbowych mogą w rzeczywistości zwiększyć produktywność, współpracę i innowacyjność, a także przynieść wyniki dla Twojej organizacji. Ten wpis na blogu to dogłębny przewodnik po podróżach służbowych, obejmujący najczęstsze rodzaje podróży służbowych, sposoby na utrzymanie kosztów na niskim poziomie oraz najlepsze praktyki w zakresie optymalizacji strategii podróży służbowych w firmie.